المختصر المفيد في كتاب التحديات التى يواجهها المديرون

كتاب التحديات التى يواجهها المديرون

المختصر المفيد (الخلاصة) للكتاب

الإدارة هى من أهم المناصب داخل أى مؤسسة ، وحيث أن هناك نوع من المديرين يقوم بعملية الإدارة بطريقة عشوائية ، حيث الإدارة بالموقف والتدخل لحل أى مشكلة بطريقة غير منظمة ، وأما ما دون ذلك فلا يقوم أساساً بالتدخل فى أى عمل طالما أن الأمور تسير على ما يرام وذلك من وجهة نظره .

لذلك ، فإن أى مدير لابد وأن يعرف أن عاتقه بعض المهام ، والتى من المفترض أن يسعى لإنجازها ، ومن أهمها :

• التمتع بالشخصية التى تؤثر فى الموظفين (الكاريزما) .
• الإقتراب من الموظفين أكثر فأكثر .

و اعلم أن أى مدير يواجه شيئاً من اثنين :

• إما أنه قد حصل على هذا المنصب وهو داخل مؤسسته ، لذلك لابد أن يراعى التغير الحادث له ، مع عدم التبرير لأى شخص عما وصل إليه .
• أو أنه قد حصل على هذا المنصب داخل مؤسسة جديدة عليه ، لذلك لابد أن يتعرف على ما هية العمل وطبيعة كل منصب وكذلك شخصية كل موظف، وليأخذ فى اعتباره أنه بالرغم من وجود إجابات لتلك الأسئلة لدى موظفى المؤسسة إلا أنه لابد أن يمعن النظر بنفسه ويبحث عن مصادر أخرى تعرّفه أكثر بمهام وطبيعة منصبه الجديد .

وعلى أى مدير أيضاً، أن يزرع فى نفوس موظفيه بعض المهارات اللازمة داخل العمل ، ومن أهمها :

1. مهارات إدارة الوقت : يجب أن تتاح الحرية اللازمة للموظفين فى اختيار أوقات العمل فى مقابل الإنجاز التم لأعمالهم ، لذلك لابد من تعلم مهارات إدارة العمل بالأولولية ، حيث ترتيب المهام فى العمل حسب الأولولية والبدء بالأهم فالمهم وهكذا..
2. مهارات التفاعل : ثمة مهارة أخرى لابد من وجودها داخل العمل ، ألا وهى مهارة تواصل الموظفين مع بعضهم البعض ، لذلك لابد من تعلم بعض الأشياء الهامة ، مثل :الاستماع كثيراً ، والتحدث قليلاً، مع التركيز فى الحديث الذى تسمعه .
   التعبير للآخر عن مدى الإنصات له، بطرح بعض الأسئلة المركزة عليه .
   الود والإحترام صفات يجب أن تتجلى فى أى مدير .
   السعى بكل قوة لحل أى مشكلة حتى ولو لم تكن المسئول عنها .
   عبارات الإطاراء والمديح للموظفين يجب أن تكون حاضرة دائماً .
3. مهارات التنظيم للعمل : يجب تقسي العمل والمعلومات إلى أربعة أقسام هى :

• هام وعاجل .
• هام وغير عاجل .

• غير هام وعاجل .

• غير هام وغير عاجل .

وعلى المدير مع موظفيه تحديد تحت أياً من تلك الأقسام أين تندرج كل مهمة.

4. مهارات حل المشكلات، يجب :

• الإعداد لحلول جاهزة للمشكلات التى تتكرر دائماً .
• إعداد قائمة بمهام عمل كل موظف .
• إدارة بعض المحادثات مع الموظفين ، لإستخلاص النتائج وتقييم المشكلات السابقة حتى تتراكم لدى المظفين حس المعرفة والخبرة .

ولكن بعد تعلم تلك المهارات وغيرها ، ونقلها إلى الموظفين ، قد يتصادف وجود موظف لايقوم بمهامه على الوجه الأمثل ، حيث عدم تنقيذ المهام الموكلة إليه أو تنفيذها بصورة بطيئة أوكلاهما معاً .

فكيف سيتم التعامل معه ؟

لذلك يجب البحث فى السبب المتعلق بتلك المشكلات ، مثل وجود بعض الخطوات الغير هامة داخل مهام عمله ، لذلك لابد من :

• تقييم نتائج العمل المسند إليه ، وذلك فى وجوده .
• المقارنة بين مخرجات عمله الآن ، وعمله سابقاً .
• التأكد من الخطوات التى يقوم بها الموظف أثناء تأدية مهمته .
• المساعدة فى حل بعض المشاكل التى تعترض مهامه .
• البحث عما إذا كانت هناك مشكلات أخرى تعترض طريقه أم لا .
• العمل على تحسين إنتاجيته ، ومراقبة مخرجات عمله جيداً .

وفى بعض الأحيان ، يكون الموظف على دراية وخبرة أكثر من المدير ، لذلك لابد للمدير الإبتعاد عن أى توتر ، ومراقبة ذلك الموظف والتعلم منه .

والآن لننتقل إلى الحديث عن شق هام فى العمل ، وهو سلوك الموظفين ، لذلك لابد أن يُراعى الآتى :

• أن سلوك الموظف مسألة شخصية خاصة به .
• إن السلوك الذى يصدر من الموظف نابع من طباعه الشخصية التى هى جزء أصيل منه .

ولكن قد يظهر ضرر جراء سلوك ذلك الموظف ، لذلك لابد من التحدث مع ذلك الموظف موضحاً له ومحدداً أيضاً لذلك السلوك السلبى والربط بنتائج عمله ، مع تقديم البديل لذلك السلوك ، ثم متابعته .

ولننتقل إلى نقطة غاية فى الأهمية ، ألا وهى مهارة إدارة الصراع بين الموظفين ، لذلك يجب الحرص على :

• إحساس الموظفين بوجود المدير كقائد لهم .
• التحدث معهم دائماً عن مهام عملهم ، مع توضيح طبيعة تكامل وظائفهم مع بعضهم البعض .
• عند وجود صراع بين اثنين من الموظفين ، لابد من الاستماع لهم جيداً ثم اتخاذ القرار المناسب الذى سيكون ملزماً للجميع .
• الانخراط أكثر داخل فريق العمل ، للتعرف أكثر على مشكلاتهم ، وبماذا يفكرون .

مارأيك ، فى وجود الموظف الذى يبحث عنه كل مدير ، إنه الموظف الكفء الذى يفنى حياته فى عمله ، ولكن قد تكون مهمة الحفاظ عليه ، مهمة صعبة ، لذلك :

• يجب الحرص على تطوير أداء جميع الموظفين بإستمرار ، تحسباً لرحيله .
• الحرص على مكافأة المتميز .
• يجب وجود مرونة مع الموظف المتميز فيما يتعلق ببعض الموضوعات ، مثل الحضور والإنصراف .

ثمة مشكلة أخرى تقع أمام أى مدير، الأ وهى رحيل ذلك الموظف الكفء ، لذلك لابد من الإستعداد جيداً لذلك الموقف بالحرص على تطوير أداء جميع الموظفين ، مع الحرص على وجود علاقة قوية بجميع الموظفين بما فيهم ذلك الموظف الذى سيرحل .

كما يجب الحرص على نقل المعرفة من الموظف الذى سيرحل إلى الموظف الذى سيخلفه ، بطريقة جادة وفعالة .

ولكن ، ماذا يحدث إذا ما واجه أى مدير ظروفاً جديدة عليه لم تكن فى الحسبان ، لذلك عليه الإجتماع بالموظفين ووضع الخطة المناسبة لمواجهة تلك الطروف ، وكذلك ابتكار حلولاً تساعد فى مواجهة تلك الظروف .

كما ستظل مشكلة التعامل مع مشكلة عدم وجود الموارد الكافية ، مشكلة مؤرقة لأى مدير ، لذلك يجب الحرص على توصيل مهارات عملية تخطيط الموارد المتاحة للموظفين ، كما يمكن تدريبهم على كيفية وضع خطط بديلة فى حالة عدم تدبير الموارد المتاحة ، وتكون من أهم مهام تلك الخطة هى:

1. الحصول على مصدر بديل للموارد .
2. إذا تعذر الحصول على البديل ، فيجب ابتكار خطة عمل وطريقة مختلفة لإدارتها .
3. إذا تعذر الوصول أيضاً للخطة الجديدة ، فلابد من زيادة الجهد والوقت والتعامل فى ظل الظروف المتاحة .

وكذلك تعتبر مسألة تدخل الرئيس المباشر للمدير فى مهام عمله ، هى موضوع لمشكلة متكررة فى أى مؤسسة ، حيث أحياناً يطلب ذلك الرئيس بعض المهام من مرؤوسى المدير ، لذلك لابد من :

1. التحدث إلى الرئيس فوراً .
2. إفهام المرؤوسين كيفية التعامل مع الرئيس بصورة محترمة .
3. الحرص على توصيل رسالة للمرؤوسين مفادها ، أن المدير هو الوحيد الذى يضع أولويات العمل معهم .

ويجب أن يضع أى مدير فى الحسبان ، مشكلة انتظار تعطل مهام أحد مرؤوسيه بسبب توقف مهام عمله على إنجاز شخص آخر لعمله ، لذلك يجب الحرص على  :

• حث الزميل المتأخر على إنجاز عمله .
• مساعدته فى إنجاز عمله .

وفى النهاية ، فليتذكر أى مدير أن وجوده فى ذلك المنصب ليس لمجرد اكسابه مزيداً من الوجاهة ، بل إن ذلك المزيد يتطلب مزيداً من الجهد والوقت اللازمين لإنجاز مهمته بالتعاون مع فريق عمله .

لذلك عليه كمدير :

• اكتشاف نفسه .
• محاولة التوفيق بين الأخطاء والمشاكل التى قد يقع فيها ، وبين محاولة تفادى مشكلاتِ مستقبلية .
• التركيز فى القيام بالأعمال والمهارات الرئيسية .

هذه كانت خلاصة كتاب التحديات التى يواجهها المديرون

لا تنسَ الاشتراك في القائمة البريدية لتصلك الخلاصة الشهرية لمدونة المختصر المفيد